BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR
AMAÇ
Madde 1 - Bu politikanın amacı; Bilkent Holding’in ortak değerleri, BH KGİK’nin tavsiyeleri, Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş.’nin İK politikası ve ilkeleri, BH Hizmet Grubu OG&İK Direktörlüğünün belirlediği standartlar doğrultusunda Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş.’nin işe alım, atama, yer değiştirme, terfi, organizasyonel gelişim, yetenek ve kariyer yönetimi, performans yönetimi, eğitim ve gelişim, ücretlendirme konularında İnsan Kaynakları Politikasını ve Uygulama Prensiplerini açıklamaktır.
KAPSAM
Madde 2 - İK Politikası bir hizmet sözleşmesine bağlı olarak Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş.’de görev yapmakta olan tüm çalışanlara bir ayrım gözetmeksizin uygulanır. Yasal mevzuattan kaynaklanan veya işveren takdirine bırakılmış düzenlemeler İşyeri Yönetmeliği’nde açıklanmıştır.
TANIMLAR VE KISALTMALAR
Madde 3 - Bu dokümanda geçen terimlerden/kısaltmalardan;
Tepe Savunma; Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş.’yi (sonraki maddelerde Tepe Savunma olarak kullanılacaktır.),
Şirket; Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş.’yi,
BHBŞ; Bilkent Holding’e bağlı şirketleri,
Hizmet Grubu; Bilkent Hizmet Grubu çatısı altındaki şirketleri,
OG&İK Direktörlüğü; Bilkent Hizmet Grubuna bağlı şirketlerin İK süreçlerinin yönetiminden sorumlu Organizasyonel Gelişim ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nü,
İK Müdürlüğü; Tepe Savunma İK Müdürlüğü’nü,
OG Müdürlüğü; Tepe Savunma Organizasyonel Gelişim Müdürlüğü’nü,
Personel Müdürlüğü; Özlük işlerinden sorumlu Tepe Savunma Personel Müdürlüğü’nü,
İdari kadro; Tepe Savunma’nın saha çalışanı dışındaki Operasyon birimindeki kadroları ve destek birimlerindeki (İK, Muhasebe, Finans, Bütçe, BT, vb.) kadroları,
Çalışan; Saha ya da İdari personel ayrımı gözetmeksizin bir hizmet sözleşmesine bağlı olarak Tepe Savunma’da görev yapmakta olan kişilerin tamamını,
İdari personel; Tepe Savunma idari kadrolarında görev yapan Beyaz Yaka personeli, verilmekte ve çalışan algılamaları birebir veya toplu görüşmelerle izlenmektedir. Çalışanların memnuniyetini artırmak için İK Müdürü ve bağlı personeli, sahayı ziyaret etmekte ve sonuçlarını Üst Yönetime raporlamaktadır.
Saha personeli; Tepe Savunma’nın hizmet verdiği projelerde görev yapan Mavi Yaka (operasyon sorumlusu, proje yöneticisi/sorumlusu, vardiya sorumlusu/amiri, ÖGG) personeli, Vekâlet; Bir görevi asaleten yürüten personelin muhtelif surette görevinden ayrı kalması halinde, uygun görülecek bir personelin o görevin yürütmesi için geçici süreyle atanmasını, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
POLİTİKA, ORTAK DEĞERLER VE ETİK KURALLAR
Madde 4 - Kurumumuzun misyonu; ülke ekonomisine katma değer yaratmak, en üst seviyede personel eğitimine önem vermek, dünyadaki gelişmeleri takip ederek ülkemiz koşullarına uygun özel güvenlik çözümleri oluşturabilmek ve koşulsuz müşteri memnuniyetini esas almaktır. Tepe Savunma ve Güvenlik Sistemleri Sanayi A.Ş. kaynakları, uluslararası bağlantıları, müşteri odaklı hedef politikaları ve eğitimli uzman kadrosu ile günümüzün ve P-02, YT: 14.10.2020, R01-17.08.2022 geleceğin gerektirdiği özel güvenlik anlayışını oluşturmuş ve bu doğrultuda mevcut sistemini geliştirmeyi amaçlamıştır.
Bu bağlamda Tepe Savunma, İnsan Kaynakları Yönetimi politikasını Bilkent Holding değerleri doğrultusunda oluşturmuş, personel seçiminde adayların; çağdaş, Atatürkçü düşünceye uygun, yeniliklere ve değişime açık, girişimcilik yeteneğine sahip, enerjik, kendini ve sistemi geliştirmeyi hedefleyen, kendisi için düşünülen pozisyonla ilgili konusunda uzman, bilgi, beceri ve deneyime sahip kişiler olmalarına önem verir bir politika belirlemiştir. Tepe Savunma, personel yönetimini tüm yasal gereklilikler ve Bilkent Holding prensipleri doğrultusunda gerçekleştirirken tüm çalışanlarının memnuniyeti ve tatminini de dikkate almaktadır.
Tüm çalışanlarımız kişisel yeteneklerinin en üst sınırına kadar gelişmesi için desteklenmektedirler. Amacımız, şirket politikası ve hedefleri doğrultusunda organizasyon yapımızı dinamik tutmak ve değişimlere hazır olmayı sağlamaktır. İnsan kaynaklarımızın en etkin ve verimli şekilde kullanılması ve yönetim gücünün şirket hedefleri doğrultusunda insan kaynaklarının yönlendirilmesi için sürekli iyileştirme ve gelişim yaklaşımı benimsenmiştir. Bu sayede çalışanlarımıza her zaman profesyonel bir iş ortamı sunmak mümkün olmaktadır. Yönetim anlayışımız "İNSANA SAYGI” ya dayandığından dolayı tüm çalışanlar söz söyleme ve bilgi edinme hakkını kullanmaktadırlar. Bu amaçla iç iletişimin etkinliğine özel önem.
BİLKENT HOLDİNG ORTAK DEĞERLERİ
Madde 5 – Ortak Değerlerimiz, Bilkent Holding çatısı altındaki tüm şirketler ve çalışanları için temel bir kılavuzdur ve şirket içinde ve dışında tüm ilişkilerimizin temel yapı taşını oluşturmaktadır. Bilkent Holding çatısı altındaki tüm Şirketler için ortak değerlerimiz GELİŞİM, GÜVENİLİRLİK, BAĞLILIK ve SAYGINLIK’tır. Tepe Savunma olarak bizler de temel değerlerimiz etrafında birleşiriz. Bu değerler, dürüstlükle hareket edeceğimiz ve her çalışan, müşteri ve tedarikçimizle güven ve saygı çerçevesinde iletişim kuracağımız anlamına gelir.
ETİK DAVRANIŞ KURALLARI
Madde 6 – Tepe Savunma, kişiler ve kurumlar arası davranış, kural, standart ve değerlerini Etik Davranış Kuralları Kılavuzu’nda (YRD-51/05) tanımlamıştır.
Bu kılavuzda yer alan kurallar gücünü, üst yönetimin çalışanlara ve etik kurallara olan inancından alır. Bu kılavuzda yer alan değerlere ve kurallara olan inanç, her türlü denetim ve yaptırımın üzerindedir.
Tüm çalışanlar etik kurallara uygun davranmaktan, ihlalleri bildirmekten ve aykırı davranışlar durumunda yaptırımlarla karşılaşacaklarını bilmekten bireysel olarak sorumludur.
KIYAFET VE DAVRANIŞ
MADDE 7 - Çalışanlar, davranışlarında ve konuşmalarında ölçülü olmalı, ilişkilerde ast- üst kavramına riayet etmeli ve hiyerarşik düzene uymalıdır. Kişi veya kişiler hakkında bir başkası ile (Şirket içi ve dışı) ikili diyaloğa girip, dedikodu mahiyetindeki konuşmalardan kaçınmalıdır. İdari Personel, iş ortamına ve iş yaşamına uyan, günümüz modasına uygun ve görsel olarak aşırıya kaçmayan kıyafetleri tercih etmelidir. Müşteri ya da aday ile temas içinde olan bayan personel kumaş etek/pantolon ve üzerine uygun gömlek/bluz/kazak, erkekler ise takım elbise/kumaş pantolon, gömlek ve kravat giymelidirler.
İdari personel için Cuma günleri serbest kıyafet uygulanır. Serbest kıyafet uygulamasında da ölçülülük, işe saygı kriterleri esas alınmalıdır. Kot pantolon serbest kıyafet günlerinde giyilebilir.
Saha Personeli, 5188 sayılı Yasa gereği Valilik tarafından onaylanmış olan teçhizatı kullanmak, üniforma/kıyafeti giymek zorundadır.
Bunun yanı sıra tüm çalışanlar kişisel temizliğine, saç ve vücut bakımına özen göstermeli gerek kılık kıyafet gerekse konuşma ve davranışları ile Şirketi en iyi şekilde temsil edebilmelidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
NORM KADRO, KADROLARIN/BİRİMLERİN AÇILMASI VEYA KAPATILMASI
NORM KADRO
Madde 8 – İdari personel için açılacak norm kadrolar yıl sonunda gerçekleştirilen bütçe çalışmaları esnasında belirlenir.
Şirketin idari personel ihtiyacı, bunların kadro, unvan, sayı ve yerleri ile her personelin alternatifi ve nitelikleri (yaş, eğitim, tecrübe. vb.) Birim yöneticilerinin teklifi ve iş hacmine bağlı olarak Genel Müdür onayına tabidir.
Talep edilen yeni kadroların gerekçeleri OG&İK Direktörlüğü’ne ve Genel Müdür’e iletilir. İş süreçleri ve iş analizi çerçevesinde kadronun gerekliliği Genel Müdür onayına sunulur ve onaydan geçen kadro bütçelenir.
Yeni kadro talebinde bulunurken ya da kadro kapatılırken;
a. Şirketin tüm faaliyetlerinde, mevcut göstergelere dayandırılarak tahmin edilen büyüme veya küçülme eğilimi,
b. İhtiyacın dönemsel olup olmadığı, geçici istihdam yönteminin etkin bir çözüm olup olmadığı dikkate alınmalıdır.
Saha personelinin kadrosu proje bazında hizmet sözleşmesi ile belirlenir ve bu kadrolar istihdam edilir. Müşteri ihtiyaçlarına göre kadrolar revize edilebilir.
KADRONUN/BİRİMİN KAPATILMASI
Madde 9 – İdari bir kadronun ya da birimin kapatılmasına iş analizi sonucunda karar verilir ve icrası Genel Müdür onayı ile olur. Kadrosu lağvedilen idari personel yetkinlikleri çerçevesinde Tepe Savunma’nın içerisinde yetkinliklerine uygun benzer bir göreve ya da bir kadroya atanır ya da Hizmet Grubu içerisinde bir başka şirkette değerlendirilebilir.
İdari kadronun kapatılması durumlarında çalışanlar için “feshin son çare olması” ilkesi uygulanır.
Kadrosu kapatılan idari personelin pozisyon ya da niteliklerine uygun bir kadro yoksa ya da personel kendisine önerilen pozisyonu kabul etmemişse, iş sözleşmesi ilgili mevzuat hükümlerinin ön gördüğü şekilde feshedilir.
Kadro azaltımı söz konusu olduğunda saha personeli uygun projelere transfer edilir ya da görevlendirilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İŞE ALIM VE YERLEŞTİRME, ATAMA, GEÇİCİ GÖREVLENDİRME, TERFİ
İŞE ALIM VE YERLEŞTİRME
Çalışanlarda Aranacak Vasıflar
Madde 10 - Çalışanda aşağıdaki niteliklerin bulunması şarttır:
a. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak (Yönetim Kurulu kararı ile yabancı uyruklu uzmanlar sözleşme ile istihdam edilebilir),
b. 18 yaşını doldurmuş olmak,
c. Kamu haklarından yasaklı bulunmamak,
d. Ağır hapis veya affa uğramış olsalar bile zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma ve hileli iflas gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hapis cezasına mahkûm bulunmamak,
e. Görevini yapmaya engel vücut veya akıl hastalığı, sakatlığı veya özrü bulunmamak (engelli personelin çalıştırılması ile ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla),
f. Atanacağı görevin gerektirdiği niteliklere ve yetkinliklere sahip olmak,
g. BHBŞ dışında herhangi bir kuruluşa karşı hizmet, taahhüt ve sorumluluğu bulunmamak,
Genel Prensipler
Madde 11 – Gerek saha personelinin gerekse idari personelin işe alım ve yerleştirmesi aşağıda belirtilen prensiplere uygun olarak detayları İşe Alım, Atama ve İşten Çıkış Prosedüründe açıklanan yöntemler takip edilerek yapılır. (Personel talebinin yapılması, adayda aranacak genel ve özel şartlar, aday değerlendirmesi, sınavlar, testler, mülakatlar, işe alımda istenecek belgeler, atama, oryantasyon eğitimi, gibi detaylar İşe Alım, Atama ve İşten Çıkış Prosedüründe detaylı olarak tanımlanmıştır.)
Madde 12 – İşe alım talebi İK Müdürlüğüne yapılır. Bu talepte adaydan beklenen nitelikler ve yetkinlikler belirtilmelidir.
Madde 13 – Tepe Savunma’nın faaliyet alanının 5188 sayılı kanun ve ilgili mevzuata tabi olması nedeniyle saha personelinin işe alım ve yerleştirilmesinde İK politikasında belirtilen ilkeler, 5188 sayılı kanun ve bu kanun doğrultusunda oluşturulmuş yasal mevzuat ve akdedilen hizmet sözleşmesi doğrultusunda hareket edilir. Saha çalışanlarına önerilen çeşitli teşvikler vasıtasıyla (Değer Kat) onların da aday bulma potansiyellerinden yararlanılır.
Madde 14 – Tepe Savunma’nın idari kadrolarındaki insan gücü ihtiyaçları, norm kadronun bütçelenmiş olması, kadronun boş/boşalacak olması ve bu kadronun gerektirdiği yetkinliklere sahip personelin bulunması suretiyle karşılanır. İdari kadrolara aday seçimi ve bu kadroların istihdamında temel esas “liyakat” tir. Yeni pozisyona Tepe Savunma personeli içinden seçim olanağı olduğu durumlarda; mevcut personel arasında potansiyel olup olmadığı, yedekleme havuzunda personel bulunup bulunmadığı, gelişim programındaki personelden yararlanılıp yararlanılamayacağı, mevcut çalışanların eğitimi ve/veya teşviki ile ihtiyacın karşılanıp karşılanamayacağı İnsan Kaynakları ve Genel Müdür istişaresi ile değerlendirilir.
Böyle bir durum mümkün değil ise öncelikle iç kaynaktan aday üretme olanağı araştırılır. İç duyuru ile (Kariyer Fırsatı) Hizmet Grubundaki şirket çalışanlarından pozisyona talip olan adaylar tespit edilir.
Aday listesinde yer alan kişilerden iç kaynaktakilerin niteliklerinin ve yetkinliklerinin hem görevin gerektirdiği ihtiyaçları hem de bu politikada belirtilen standartları ve beklentileri karşılaması durumunda pozisyonun bu adaylarla kapatılması tercih edilir.
Bu seçenek de olumlu sonuç vermediği takdirde dış kaynaktan arayışa geçilir. İdari kadrolara aday seçiminde; OG&İK Direktörlüğü’nce belirlenmiş standartlar/yöntemler (Değerlendirme Merkezi uygulamaları, Kişilik Envanteri, Davranış Analizi, test/sınavlar, vb.) ile adayın Tepe Savunma’nın kurumsal kültürüne ve pozisyonun gerektirdiği yetkinliklere uygun olup olmadığı değerlendirilir.
Madde 15 – Daha önce Tepe Savunma’da görev yapan ancak askerlik nedeniyle işten ayrılanlar hariç tutulmak üzere, ister İdari kadrolarda ister Saha’da çalışmış olsun eski çalışanların tekrar işe alınması Genel Müdür onayına tabidir.
Madde 16 – 65 yaşını doldurmuş olanlar ve “emeklilik” gerekçesi ile şirketten ya da Hizmet Grubu şirketlerinden ayrılmış olan çalışanlar her ne suretle olursa olsun Tepe Savunma’da işe alınamaz.
Göreve Başlama
Madde 17 - Göreve başlayan idari personel, sözleşmesinde belirtilen tarihte göreve başlar ve görevi, lokasyonu, unvanı ile ilgili bilgiler tüm çalışanlara elektronik posta ile duyurulur.
Oryantasyon Eğitimi
Madde 18 – İşe yeni giren idari personele İK Müdürlüğü’nün hazırladığı programa göre oryantasyon eğitimi verilir. Göreve yönelik oryantasyon birim yöneticisi tarafından planlanır P-02, YT: 14.10.2020, R01-17.08.2022 ve uygulanır. Oryantasyon eğitiminin içeriği dönemsel olarak gözden geçirilir ve güncelleme yapılır. Saha personelinin oryantasyon eğitimi, saha personeli için belirlenmiş müfredata bağlı kalınarak Operasyon/Proje Yöneticisi sorumluluğunda projesinde yaptırılır.
Madde 23 – İster saha ister idari personel olsun her çalışan, kendi niteliklerine uygun başka bir iş ile geçici olarak görevlendirilebilir. Geçici görev, transfer ve benzeri durumlarda personelin tüm özlük hakları saklı tutulur.
İşe Uygunluk Değerlendirmesi
Madde 19 – Her çalışan işe başlama tarihinden sonraki ikinci ve altıncı aylarında üst yöneticileri tarafından değerlendirmeye tabi tutulur ve süreç içerisinde gözlemlenen bilgi, beceri, tutum ve davranışlarına göre işe devam edip etmeyeceğine karar verilir. Bu değerlendirme performans sistemi dışında kurgulanmış bir süreç ile yönetilir.
ATAMA
Atama Yetkisi
Madde 20 – Tepe Savunma Genel Müdürü’ne doğrudan bağlı yönetsel pozisyonların atama yetkisi Genel Müdüre aittir. Bunun dışındaki pozisyonlarla ilgili atamalar departman yöneticisinin teklifi, İK Müdürünün oluru, Genel Müdür’ün onayı ile gerçekleştirilir.
Geçici Atama
Madde 21 – İç kaynaktan seçilen bir aday yeni pozisyona asaleti onaylanana kadar geçici şartla atanır. Amaç göreve asaleten getirilecek personelin o görevi yapıp yapamayacağına karar vermek için belirli bir süre denenmesidir.
Üç ay boyunca ya da belirtilen tarihe kadar performansı ve yetkinlikleri gözlemlenir ve göreve uygun olup olmadığına dair bir değerlendirme yapılır. Süre sonunda departman yöneticisinin teklifi, İK Müdürü’nün oluru Genel Müdür’ün onayı ile asaleten ataması gerçekleştirilir. Onaylanmayan personel eski görevine iade edilir. Dış kaynaktan alınan aday için bu tür değerlendirmede deneme süresi geçerlidir. Bu madde idari kadrolardaki personel ve Operasyon birimindeki yönetsel kadrolar (Operasyon Yöneticisinden Vardiya Amirine kadar olan silsiledeki görevler) için uygulanır. P-02, YT: 14.10.2020, R01-17.08.2022 Bir Görevin Vekâleten Yürütülmesi
Madde 22 – İdari kadrolardaki bir yönetici herhangi bir nedenle görevden 1 (bir) haftadan uzun süre ayrı kalacağı zaman, işlerin aksamaması için bir üst yönetici ile koordineli olarak başka bir yöneticiye ya da uygun bir idari personele sınırı ve kapsamı belirtilmek suretiyle görev vekâleti verir. Bu vekalet, vekâleti veren yönetici tarafından uygun vasıtalarla şirket geneline ya da ilgili birimlere duyurulur.
Vekaleten yürütülen görevlerde, vekâleti alan kişinin rutin ve ivedilik arz eden işler dışında tasarrufta bulunmaması esastır. Vekâlet verilen kişi, vekâlet veren yönetici görevine döndüğünde önemli faaliyetler hakkında bilgilendirme yapmakla yükümlüdür.
GEÇİCİ GÖREVLENDİRME
Geçici görevin yasa gereği 6 (altı) ayı, prensip itibarıyla 1 (bir) yılı aşmaması esasından hareket edilir.
TERFİ
Madde 24 – İdari kadrolarda norm kadronun boş olması ve bu kadroya terfi yoluyla atama ihtiyacının ortaya çıkması halinde mevcut idari personel içerisinden performans ve yetkinlikleri itibarıyla yeterli görülenler Üst Yönetim kararı ile terfi ettirilirler. Terfi; departman yöneticisinin teklifi, İK Müdürü’nün oluru ve Genel Müdür’ün onayı ile gerçekleştirilir.
Terfi sürecinde öncelikle yedekleme planı ya da LEtsGO yetiştirme/geliştirme programları içerisinde yer alan adaylar değerlendirilir. Terfi edebilmek için kişinin pozisyondan beklenen yetkinliklere sahip olması, Değerlendirme Merkezi uygulamaları sonrasında yapılan değerlendirmelerde potansiyeller içinde yer alması ve performans değerlendirmesinde hedeflerini gerçekleştirmiş ya da üzerine çıkmış olması gerekmektedir. Benzer prensip saha personeli için de uygulanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
PERSONEL ÖZLÜK DOSYALARI
Madde 25 – Tepe Savunma’da görev yapan her çalışan için bir özlük dosyası açılır. Bu dosyada; işe alım için gerekli belgelerle, işe başlama, yükselme, yer değiştirme, izin, ödül ve benzeri ile ilgili olurlar, yazışmalar, disiplin evrakları, başka kuruluşlardan gelen yazılar, göreve ilişkin mahkeme kararları ve personelin şahsı ile ilgili her türlü haberleşmeler bulunur. Çalışan’a ait özlük dosyasında belgesiz bilgi bulundurulmaz.
Her bir Çalışan’a bir sicil numarası verilir. Görevden ayrılmış olanların sicil numaraları başka bir Çalışan’a verilmez.
Çalışan’ın sicil dosyasının muhteviyatı gizlidir. İK Müdürünün izni olmaksızın, personel işleriyle görevli olanlardan başkası bu dosyalara bakamaz, içine belge koyamaz veya dosyadan belge alamaz.
ALTINCI BÖLÜM
PERFORMANS YÖNETİMİ
YÖNETİCİ VE İDARİ PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ
Madde 26 – Tepe Savunma’nın stratejik hedeflerine erişmesini sağlamak maksadıyla stratejik hedefler ile hizalanmış KPI’lar, İK Müdürlüğü ve birim yöneticilerinin müşterek çalışması ile belirlenir, Genel Müdür onayını müteakip KPI’lar idari personele tebliğ edilir ve yöneticilerin ve çalışanların performansları OG Müdürlüğü tarafından dönemsel ve yıllık olarak takip edilir ve performans gerçekleşmeleri yönetime raporlanır.
Hedeflerine ulaşanlar ya da hedeflerinin üzerinde başarı kaydedenlerin ödüllendirilmesi için İK Müdürlüğü liderliğinde prim/ödül sistemleri oluşturulur, Genel Müdür onayını müteakip uygulamaya konulur.
Hedeflerin altında kalan personele uygulanacak yaptırımlar için de benzer bir sistem kurgulanır.
Performans sonuçlarına göre idari personelin ücretinde, yan haklarında, pozisyonunda olumlu ya da olumsuz değişiklikler olabilir veya hizmet sözleşmesi geçerli nedenlerle feshedilebilir.
MAVİ YAKA PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ
Madde 27 – Saha personelinin Tepe Savunma’nın stratejik hedeflerine sağladığı katkı Mavi Yaka Performans Değerlendirme Sistemi ile ölçülür. Sahadaki projelerde Vardiya Amiri ve Proje Sorumlusu/Yöneticisi konumlarındaki yöneticiler, yönetebilecekleri ya da etki edebilecekleri KPI’lar ve yetkinlikler üzerinden, ÖGG’leri ise yetkinlikler üzerinden değerlendirilir.
SÜRECİN YÖNETİLMESİNDEKİ YÖNTEM
Madde 28 – Performans değerlendirmelerinin kâğıt ortamında değil dijital ortamda kurgulanması, yapılması ve yönetilmesi esastır.
YEDİNCİ BÖLÜM
KARİYER YÖNETİMİ
KARİYER PLANLAMA VE YÖNETİMİ
Madde 29 – Tepe Savunma İK Politikası, yönetici kadrolarına öncelikle Tepe Savunma’da görev yapan çalışanlardan görevin gerektirdiği yetkinliklere sahip olanların atanmasını esas alır. Bu nedenle İK Müdürlüğü’nce belirlenmiş profesyonel standartlar/yöntemler (Değerlendirme Merkezi uygulamaları, Kişilik Envanteri, Davranış Analizi, test/sınavlar, vb.) ile potansiyeller belirlenir ve bu adayların gelişim alanlarına göre LEtsGO programları ile bir üst göreve hazırlanmaları için eğitim planlamaları yapılır ve uygulanır. Bu süreçte adayların gelişimleri OG Müdürlüğü tarafından takip edilir ve düzenli aralıklarla üst yönetime raporlanır.
KARİYER FIRSATI
Madde 30 – Tepe Savunma yönetici kadrolarına iç kaynaktan aday üretilebilmesi için kariyer fırsatı çağrıları ile Hizmet Grubu çalışanlarına başvuru imkânı yaratılır.
YEDEKLEME HAVUZU
Madde 31 –Kariyer planlaması çalışmaları çıktılarına göre gelecek vaat eden ve ileride oluşabilecek ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek potansiyel yöneticilerden İdari kadrolar için bir yedekleme havuzu oluşturulur ve yetenek ve yetkinliklerinin geliştirilmesi için eğitim programları düzenlenir.
LİDERLİK GELİŞTİRME
Madde 32 – Kariyer planlama ve performans değerlendirme sonuçları doğrultusunda Tepe Savunmadaki yöneticilerin ve potansiyel yöneticilerin liderlik yetkinliklerini geliştirmek üzere iç ve dış kaynaktan uzman eğitimcilerin desteğiyle eğitim programları uygulanır.
YETKİNLİKLERİ GELİŞTİRME
Madde 33 – Kariyer planlama ve performans değerlendirme sonuçları doğrultusunda seçilecek hedef kitlenin yetkinliklerinin geliştirilmesi için Gelişim Programları OG&İK Direktörlüğü tarafından planlanır ve onaya sunulur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
EĞİTİM VE GELİŞİM
GENEL İLKELER
Madde 34 – İnsan kaynağımızın en etkin ve verimli şekilde kullanılması ve şirket hedefleri doğrultusunda yönlendirilmesi için sürekli iyileştirme ve geliştirme yaklaşımı benimsenmiştir. Şirket politikası ve hedefleri doğrultusunda organizasyon yapımızı dinamik tutmak ve değişimlere hazır olmayı sağlamak amacıyla tüm çalışanlarımız, kişisel yeteneklerinin en üst sınırına kadar gelişmesi için desteklenir.
EĞİTİM YÖNTEMLERİ
Madde 35 – Ortaya konulan genel ilke doğrultusunda İdari Personel ve Saha Personeli için çeşitli parametreler (eğitim ihtiyacı, eğitimin türü, çalışanın lokasyonu, eğitmenlerimizin niteliği ve yetkinliği, eğitim organizasyonumuzun yaygınlığı ve mobil imkanları, vb.) dikkate alınarak seminer, çalıştay, workshop, sınıf eğitimi, uzaktan eğitim yöntemlerinden biri ya da bunların kombinasyonu kullanılır.
Tüm Tepe Savunma çalışanlarının alması zorunlu ve sınıf eğitimi gerektirmeyen eğitimler için Tepe Akademi’nin sunduğu uzaktan eğitim ortamından yararlanılması esastır. İdari personelin geliştirilmesi için uygulanacak eğitimler öncelikle kariyer planlaması ve performans değerlendirmesi sonuçları doğrultusunda belirlenir ve uygulanacak yöntem için İK Müdürlüğü’nün önerileri dikkate alınır ve ailelerine dokunmak, çalışanların gelişimleri için yeni fırsatlar yaratmak, kıdem ödülü vermek, yıldönümü Tepe Savunma’nın tüm Türkiye sathına yayılmış faaliyet alanı nedeniyle saha personelinin mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri için Tepe Akademi uzaktan eğitim platformu kullanılır. Sınıf eğitimleri ve görev başı eğitimleri iç eğitmenler vasıtasıyla yerinde/görev başında verilir.
BH TARAFINDAN SUNULAN EĞİTİM FIRSATLARI
Madde 36 – BH tarafından düzenlenen eğitim programlarına Tepe Savunma’nın ihtiyaçlarına hizmet ediyorsa iştirak edilir. Bunun dışında bireylere sunulan eğitim fırsatları şirket hedeflerine uygun ya da şirket çalışma düzenini olumsuz etkilemiyorsa idari personelin katılması desteklenir.
BİLKENT ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM VE GELİŞİM MERKEZİ
Madde 37 – Bu merkezden talep edilecek eğitimler Tepe Savunma’nın ihtiyaçları ve birim yöneticilerinin talep ve teklifleri doğrultusunda OG&İK Direktörlüğünce değerlendirilir ve Holding’e iletilir.
DOKUZUNCU BÖLÜM
ÇALIŞAN MUTLULUĞU, MOTİVASYONU VE BAĞLILIĞI, İÇ İLETİŞİM, ÖDÜLLENDİRME
ÇALIŞAN MUTLULUĞU
Madde 38 - Tepe Savunma, personel yönetimini tüm yasal gereklilikler ve Bilkent Holding prensipleri doğrultusunda gerçekleştirirken tüm çalışanlarının memnuniyeti ve tatminini de dikkate alır.
Bu amaçla çalışan mutluluğu 2 yılda bir dış kaynaklı firma desteğiyle ölçülür. Anketler web üzerinden dijital olarak yapılır. Kişilerin anketlere verdiği cevaplar gizli tutulur. Anket sonuçları departman ve fonksiyon bazında raporlanır.
Anket sonuçlarına göre genel ya da birim bazında sürdürülmesi ve geliştirilmesi gereken alanlar belirlenir ve OG&İK Direktörlüğü öncülüğünde aksiyon planları hazırlanır ve uygulanır. Bu anket dışında, çeşitli verilerle memnuniyetsizliğin gözlemlendiği projelerde kök nedenleri tespit edip gidermek ve saha personelinin memnuniyetini artırmak için İK Müdürü ve bağlı personeli saha ziyaretleri yapar ve sonuçlarını Üst Yönetime raporlar. Bu ziyaretlerde yapılan anket sonuçlarına göre genel ya da birim bazında iyileştirilmesi gereken alanlar belirlenir ve OG&İK Direktörlüğü öncülüğünde aksiyon planları hazırlanır ve uygulanır.
ÇALIŞAN BAĞLILIĞI
Madde 39 - Çalışan bağlılığı önemli göstergelerimizden biridir. Proje ziyaretlerinde bulunarak çalışan sorunlarını ve taleplerini dinlemek ve bunlara kısa sürede çözüm bulmak, çalışanlara kutlamaları gibi aksiyonlar ile çalışan bağımlılığını yükseltmek için OG&İK Direktörlüğü öncülüğünde programlar, etkinlikler ve öneriler geliştirilir.
ŞEFFAFLIK
Madde 40 - Yönetim anlayışımız "İNSANA SAYGI”ya dayandığından dolayı tüm çalışanlar söz söyleme ve bilgi edinme hakkını kullanırlar. Bu amaç doğrultusunda Çağrı Merkezi hattımız (444 70 14) 7/24 hizmet verir. Çalışanlar, öneri, şikâyet, taleplerini ve etik davranışlara aykırı P-02, YT: 14.10.2020, R01-17.08.2022 uygulamalarda ihbarlarını bu hatta iletebilirler. Açılan kayıtların 48-72 içerisinde sonuçlandırılması hedeflenir ve sonuç hakkında başvuru sahibi bilgilendirilir. Sonuçlar ve sonuçlandırılamayanlar için açılan DÖF kayıtları üst yönetime raporlanır, aksiyon alınır. Şikâyet ve ihbarda bulunanlar için bir yaptırım uygulanması söz konusu olamaz, böyle bir davranış ya da girişim karşılıklı güven ve şeffaflık anlayışımıza aykırıdır ve kabul edilemez.
İÇ İLETİŞİM
Madde 41 – Tepe Savunma İK politikası doğrultusunda motivasyon ve bağlılık ile ilgili konularda şirketin çalışanlar lehine uygulamalarını duyurmak ya da çalışanların şirket talep ya da önerilerini iletmek için iç iletişim kanalları (Tepe Akademi, Tepeople_Kariyer) ve sosyal medya kanalları kullanılır ve kullanılması teşvik edilir. Tüm bu portalların yanı sıra şirket içi iletişimi sağlıklı ve kuvvetli tutmak adına İdari Personelin terfi, görev değişikliği, giriş-çıkış gibi hareketleriyle birlikte yine çalışanın doğum günü, kıdem günü, bebek sahibi olduğu gibi önemli günler de elektronik mesajlar ve/veya SMS yoluyla kutlanır/bilgilendirilir.
İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ
Madde 42 - Tepe Savunma ortak aklını harekete geçirmek ve şirket fonksiyonlarına katma değer yaratacak fırsatları ortaya çıkarmak için “iyileştirme önerilerine” imkân tanınır ve teşvik edilir. Bu amaçla Çalışan tarafından yapılan önerilerin o ana kadar ki şartlarda iyileştirme meydana getirmesi beklenir. Eğer bir öneri, zaten görev gereği yapılması gerekeni kapsıyorsa veya hedeflenmesine rağmen zaman yetersizliğinden henüz uygulanmamışsa iyileştirme önerisi olarak nitelendirilemez.
İyileştirme önerisinin aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir:
a. İyileştirme önerisi özel gayret gerektirmiş bir çalışma olmalıdır.
b. Görev, yetki ve sorumluluk veya iş talimatlarında tarifi belli olan ve yapılması gereken işlerin dışında olmalıdır.
c. İki veya daha fazla kişinin önerisi grup önerisi olarak nitelendirilir.
d. Yönetimin onayıyla meydana getirilmiş grupların önerisi de grup önerisi olarak kabul edilir.
e. Önerilerin daha önce uygulanmamış olması gerekir.
ÖDÜLLENDİRME
Madde 43 - Görevinde karşılık beklemeden özverili çalışan, üstün gayret ve başarı gösteren, Şirkete gelebilecek maddi ve manevi zararların önlenmesinde örnek olacak çaba ve fedakarlıkta bulunan Şirket personeline birim yöneticisinin teklifi üzerine veya doğrudan Genel Müdür’ün uygun göreceği tutarda maddi bir ödül ya da yazılı olarak bir Takdir ya da Teşekkür Belgesi verilir ve siciline işlenir.
Prensip olarak;
a. Uygulandığında hizmet kalitesini yükselttiği, işi hızlandırdığı, süreci basitleştirdiği ve/veya maddi tasarruf sağladığı görülen iş geliştirme önerileri ile dikkat sayesinde can kaybını, büyük hasar kaybını veya kaosu engelleyen girişim/inisiyatifler TAKDİR BELGESİ,
b. Karşılık beklemeden özverili çalışma, üstün gayret ve başarı TEŞEKKÜR BELGESİ, ile ödüllendirilir.
Maddi ödül, olayın niteliği ve önemine göre Genel Müdür takdirindedir.
KIDEM/HİZMET ÖDÜLÜ
Madde 44 – Yıl sonlarında yapılagelen “Gala Yemeği” kutlamaları sırasında Tepe Savunma içinde 5 yıl ve katları sürelerde hizmet sürelerini doldurmuş İdari Personel’e İK Müdürlüğü’nün önerisi ve Genel Müdür’ün takdiri doğrultusunda ödül ve plaket verilebilir. İç kaynakta Mavi Yaka’dan terfi ettirilerek/atandırılarak ya da Bilkent Holding ya da Hizmet Grubu şirketlerinden Tepe Savunma bünyesine geçmiş olan personelin hizmet yılı hesaplanırken BH/Hizmet Grubu şirketinde işe giriş tarihi dikkate alınmalıdır
ONUNCU BÖLÜM
İŞTEN AYRILMA, İŞTEN AYRILMA MÜLAKATI
İŞTEN AYRILMA SÜRECİ
Madde 45 - Çalışanın görevinin sona erme şekilleri ve izlenecek süreç İşe Alım, Atama ve İşten Ayrılma Prosedüründe tanımlanmıştır. Bu sürecin uygulanmasından İK Müdürlüğü ve Personel Müdürlüğü sorumludur.
İŞTEN AYRILMA MÜLAKATI
Madde 46 - Kendi isteği ile görevini sona erdiren Çalışan ile ayrılma nedenlerini anlamak, gerekiyorsa aksiyon planları oluşturmak amacı ile işten ayrılma görüşmesi Çağrı Merkezi vasıtasıyla yapılır, kaydedilir, görüşme sonucu ve yıllık analizler Üst Yönetime raporlanır.
ON BİRİNCİ BÖLÜM
DİĞER HUSUSLAR
ÜCRETİN BELİRLENMESİ
MADDE 47 – İdari personelin ücreti; iş değerleme, eşit işe eşit ücret, ücretler arasında dengenin sağlanması ve dengenin korunması, yükselmeye paralel olarak ücret artışının sağlanması ilkeleri göz önünde bulundurularak belirlenir. Saha personelinin ücreti proje bazında hizmet sözleşmesi ile belirlenir.
ÜCRET ARTIŞI/AYARLAMASI
MADDE 48 – İdari Personelin ücret artışı Bilkent Holding tarafından yılın başında belirlenen artış oranına uygun olarak Genel Müdür tarafından saptanır. Bu artış belirlenirken birim yöneticilerinin teklifleri de dikkate alınır. Genel Müdür’ün onayı ile gerektiği hallerde yıl içinde de ücret ayarlaması yapılabilir. Saha personelinin ücret artışı sözleşme yenileme dönemlerinde belirlenir.
STAJYER İSTİHDAMI
Madde 49 – Tepe Savunma gerek zorunlu staj gerekse gönüllü staj yapmak isteyen gençleri desteklemek taraftarıdır. Bu tür talepler İK Müdürlüğüne iletilir. Başvuru İK Müdürlüğü tarafından ilgili departman yöneticisi ile istişare edilerek değerlendirilir, İK Müdürünün oluru ve Genel Müdür onayı ile staj başlatılır.
Prensip olarak çalışanlarımızın çocuklarına öncelik tanınır.
Zorunlu stajda ilgili mevzuat uygulanır.
Gerekli durumlarda İŞKUR stajyerlerinden de yararlanılır.
ENGELLİ İSTİHDAMI
Madde 50 – Tepe Savunma gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip olmak kaydıyla idari kadrolarında engelli istihdamını destekler.
ON İKİNCİ BÖLÜM
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME YÜRÜRLÜK
Madde 51 – Bu politika ve prensipler yayım tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.
YÜRÜTME
Madde 52 – Tepe Savunma İK Müdürlüğü, OG Müdürlüğü, Personel Müdürlüğü Tepe Savunma İK faaliyetlerini bu politika doğrultusunda şekillendirir ve yürütür.